Organiser arbeidet

Et pilotprosjekt, også kalt et førprosjekt, er et klarspråksprosjekt i mindre skala. Prosjektet kan avgrenses til en viss type tekster, for eksempel alle virksomhetens brev, eller alle tekster (informasjonstekster, vedtak, brev osv.) som er knyttet til en ytelse, et område eller en tjeneste.

Den som skal lede et pilotprosjekt, trenger

• en ledelse som engasjerer seg
• en prosjektplan med definerte mål for arbeidet
• et budsjett
• nok tid til å gjøre arbeidet
• en liste med tiltak for å nå målene
• en plan for å brukerteste tekstene og måle effekten av arbeidet

Den som skal lede pilotprosjektet, bør også få utført en nullpunktsanalyse, dvs. en kartlegging av situasjonen her og nå før prosjektet settes i gang.

Vi anbefaler pilotprosjekt hvis virksomheten har

• lite erfaring med klarspråksarbeid
• engasjerte medarbeidere som vil raskt i gang med arbeidet
• begrenset budsjett til klarspråksarbeid
• ett «problemområde» som peker seg ut
• planer om å sette i gang en større klarspråksatsing, uten at det er klart hvordan arbeidet skal organiseres, drives eller ledes

Vær klar over disse utfordringene når dere setter i gang et pilotprosjekt:

• Skal et pilotprosjekt få varig virkning, må det følges opp med langvarig og systematisk arbeid.
• Et pilotprosjekt, som er begrenset i tid og omfang, kan løse et konkret, avgrenset problem, men det fører ikke til varig endring av skrivekultur og holdninger.

Et klarspråksprosjekt er et systematisk arbeid over en viss tid. Målet er å forbedre tekster og å skape en varig endring av skrivekultur og holdninger.

I et klarspråksprosjekt må dette på plass:

• en prosjektleder som har fått satt av en stor del av stillingen sin til dette arbeidet
• ledere som engasjerer seg
• en prosjektplan med definerte mål
• et budsjett
• en tverrfaglig prosjektgruppe med deltakere fra flere deler av virksomheten som har satt av nok tid til arbeidet
• en liste med flere ulike tiltak for å nå målene
• en tidsplan med oversikt over milepæler
• en kartlegging av situasjonen før prosjektet settes i gang (nullpunktsanalyse)
• en metode for å brukerteste tekster
• en plan for å evaluere arbeidet og måle effektene av prosjektet

• en plan for å videreføre klarspråksarbeidet i virksomheten etter at prosjektet er avsluttet

Vi anbefaler klarspråksprosjekt når virksomheten har

• konkrete klarspråksmål
• mange tekster som bør forbedres
• misfornøyde brukere
• behov for å forbedre skrivekultur og holdninger
• erfaringer fra klarspråksarbeid i mindre skala eller fra et pilotprosjekt

Vær klar over disse utfordringene når dere etablerer et klarspråksprosjekt:

Når et klarspråksprosjekt er avsluttet, er det viktig å legge en plan for hvordan prosjektet skal følges opp, og hvem som skal ha ansvaret for det.

Husk å gjennomføre gode nullpunktsanalyser og underveis- og sluttmålinger for å dokumentere verdien av arbeidet.

Hvis klarspråksarbeidet blir knyttet til virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid, blir det en naturlig del av digitaliseringsprosesser, oppfølging av lov- og forskriftsendringer, utvikling av nye tjenester og sammenslåingsprosesser og andre typer omstillinger.

Hvis klarspråksarbeidet skal inngå i utviklings- og omstillingsarbeidet, må det komme fram i virksomhetens

• strategidokumenter
• mål- og rapporteringsrutiner
• veiledningsmateriell (for eksempel språkprofil)
• kompetanseutvikling
• perspektiver på helhetlig tjenesteutvikling
• utviklingsprosjekter, for eksempel lov- eller forskriftsendring, tjenesteutvikling og digitalisering

Vi anbefaler å innlemme klarspråk i virksomhetens utviklings- og omstillingsarbeid så snart virksomheten har skaffet seg grunnleggende klarspråkserfaring og klarspråkskompetanse gjennom et pilotprosjekt eller klarspråksprosjekt.