Forsvarlig språk

AV ERLEND LØNNUM

Da Håkon M. Sverdrup for to år siden ble ansatt som kommunikasjonsansvarlig for Forsvarets informasjonsinfrastruktur (INI) – operasjoner (OPS) – drift og videreutvikling (DVU), tok det lang tid før han forstod noe som helst i mylderet av trebokstavsforkortelser (TBF-er) og interne faguttrykk. Han følte seg i hvert fall ikke som den eneste uten klarsyn, ettersom en seksjonssjef trøstende utbrøt: «Si fra når du finner det ut!»

– Under de første møtene forstod jeg absolutt ingenting. Det var snakk om AP1 og BPPO, om ITIL-prosesser og MRI-er, om transaksjonsdata og kodeverk, minnes Sverdrup. – Det toppet seg da jeg spurte en kollega om hva en PI er, hvorpå han svarte at en PI er en XI. Det er sånn sett et paradoks at den utstrakte bruken av forkortelser kan lede ut i enda en omvei, nettopp fordi forkortelsene ikke er så selvforklarende som mange forutsetter.

Og det skulle ikke bli første gang Sverdrups kolleger ble forlegne og svar skyldig. Siden den gang har han klart å knekke stadig flere koder, og ikke minst lært seg å spørre og utfordre kolleger når de av sedvane legger ut om en ny svitsj på hardwaren eller om antall dialogstep på BP1.

Kodenavn «språkforståelse»

Forsvaret er ikke alene om å føre et innfløkt internspråk, som altså kan resultere i merarbeid og uklarheter både innad og utad. De fleste fagmiljøer kan nok kjenne seg igjen. Men i INI OPS DVU er de klar over problemet (eller utfordringen, som de heller kaller det), og de har derfor satt en rådgiver på saken.

– Vi ønsker selvfølgelig at både ansatte og brukere forstår hva vi faktisk sier. Men det er ingen enkel sak, for det er vanskelig å skaffe seg den fulle oversikten. Til det er materien og organisasjonen for stor, røper Sverdrup. Han samler inn og koordinerer den spesialiserte informasjonen, forsøker å dechiffrere kodene, skriver om og forkorter innholdet og sender en bearbeidet og forhåpentlig mer lettlest versjon til relevante mottagere, blant annet gjennom saker på intranettet.

– Jeg prøver hele tiden å bevisstgjøre kolleger slik at de lærer seg å formulere seg klart og enkelt og til å tilpasse informasjonen til dem som ikke har samme fagkunnskap. Siden vi ønsker å legge vekt på begreper som verdier og tjenester, må vi unngå det tyngste teknokratspråket og forklare de mest kompliserte spesialistuttrykkene. Det vil til syvende og sist også være en god hjelp til selvhjelp, forsikrer rådgiveren.

Språklig gevinst

– Heldigvis er de fleste positivt innstilt til å gjøre den interne kommunikasjonen mer effektiv og tydelig. Det er viktig å bygge opp entusiasme rundt det å være språklig bevisst, for det er til fellesskapets beste, og for organisasjonen som helhet gir det en stor gevinst, bedyrer Sverdrup.

Forsvaret jobber med å redusere antall datasystemer og samle flest mulig av dem i ett stort, integrert system, kalt FIF (Felles integrert forvaltningssystem). Det tekniske navet i systemet er SAP. Sverdrups avdeling videreutvikler og drifter SAP og tilhørende randsystemer. Eller som det heter i forsvarssjefens overordnede målsetting for FIF: «Innføring av ny informasjonsteknologi skal tilpasses eksisterende systemer og kompetanse der dette er regningssvarende, og ut fra forutsetningen om at det skal konvergeres mot et felles styringssystem for Forsvaret.»

Sverdrup forsøker altså å få oversikt over disse systemene. Og da dreier det seg om å oversette datatermer og annen fagsjargong, om å utvikle og systematisere organisasjonen og om å smøre maskineriet med klar olje.

– Også i den nye modellen SAP dukker det opp uforståelige feilmeldinger. En kamerat av meg i Forsvaret pleier å more seg med å sende meg skjermbilder av vanskelige meldinger fra systemet, «en sukkerbit av en feilmelding», som han kaller dem. Så vi har åpenbart en jobb å gjøre med å gi funksjonalitet og prosesser forståelige navn.

Hvem gjør egentlig hva?

For å bedre informasjonsflyten sender Sverdrup ut ukebrev til de ansatte. Der skriver han om det som rører seg fra uke til uke, og det i en forholdsvis tabloid form som forenkler og komprimerer budskapet. Et av de mest populære bidragene er intervjuer med ansatte, der de blir spurt om hva jobben deres egentlig består i. Og ved å studere personprofiler på de interne gule sidene kan de ansatte lettere skaffe seg oversikt over hvem som kan hjelpe til med hva. Dessuten publiseres spalten «Begrepsavklaring», som på en kortfattet og oversiktlig måte prøver å forklare aktuelle ord og uttrykk som produksjonsdata og BPPO (Business Process Performance Optimation). Forklaringene blir også vist fortløpende som PowerPoint-presentasjoner rundt om i lokalene i Havnelageret i Oslo.

– Ukebrevene synliggjør flere sider av arbeidsplassen og gjør terskelen for å spørre om alt mulig lavere. Vi må ikke glemme at vi har forskjellige forutsetninger og ulik kompetanse og kunnskap, og at det faktisk er en fordel. Men da må vi tørre å spørre hverandre og ikke sitte på hver vår tue og ta for gitt at andre forstår oss uten videre, formaner Sverdrup.

Drukner i informasjon

– Jeg mener at den interne kommunikasjonen i Forsvaret bør bli bedre. Jeg skulle ønske at vi kunne ansette en person som ville ha et overordnet ansvar for den interne samkjøringen, og at vi i enda større grad hadde klart å utnytte kommunikasjon som et verktøy. I INI OPS er vi rundt 800 ansatte, men det er bare halvannen stilling til kommunikasjonsarbeid, forteller Sverdrup.

Sverdrup understreker samtidig at Forsvaret har blitt flinkere til å henvende seg til publikum og til å snakke på folks premisser. Han viser til omdømmekampanjen med slagordet «For alt vi har. Og alt vi er» og til at Forsvarets nye nettsider fungerer bedre nå som de i større grad tar hensyn til brukerne.

– Vi trenger flere gode krefter for å holde oss flytende i flommen av informasjon. Jeg mener at vi bør ha som mål å konsentrere innholdet. For også i Forsvaret er det mange som skriver for langt og innfløkt. Vi bør heller lage kortere og mindre detaljerte veiledninger. Og vi må kutte ut det verste ordgyteriet og unngå passive konstruksjoner som «skal sannsynliggjøres» og «i den hensikt at». Derfor ville vi hatt stor nytte av å delta på klarspråksprosjekter, slik de med hell har gjort i en del andre offentlige etater, forteller Sverdrup. – Men uttrykket «ting tar tid» gjelder fortsatt. Vi er tross alt en hierarkisk organisasjon som er opptatt av formalia og nøyaktighet.

Kamuflert forankring

– I Forsvaret snakker vi ofte om at ting skal være forankret, og vi snakker stadig om hvem som eier den og den saken, altså om hvem som har ansvaret og rett til å bestemme over den. Det er en type sjargong som henger sammen med måten vi er organisert på, tror Sverdrup.

I juni skal Stortinget sannsynligvis avgjøre om Forsvarets informasjons-infrastruktur skal skifte navn til Cyberforsvaret, i tråd med trenden i andre land, slik som United States Cyber Command (cyber beskriver noe som er knyttet til det digitale rom).

– Vårt mål er at det nye navnet skal være fullt implementert innen 1. august i år. Det blir en gyllen mulighet for oss til å synliggjøre hva vi driver med. Og da må vi passe på å gjøre det i et språk som folk forstår.