Språkbruk – eit spørsmål om demokrati

AV GRETE RIISE

Er det eit problem at mor mi på 87 må be om hjelp til å forstå brevet ho får frå kommunen, eller at rusmisbrukaren kjenner seg dum og hjelpelaus når han har problem med å lese heile brevet frå Fylkesmannen i ei klage på at han ikkje har fått behandling som han meiner at han treng?

Mor kan sjølvsagt ringje dei velutdanna borna sine og be om tolkehjelp, og rusmisbrukaren kan gå på sosialkontoret og få hjelp av ein kurator der. Småbrukaren som blir usamd med kommunen om kvar naustet hans skal liggje, kan spørje ein advokat om hjelp, og grannane til det nye høghuset i byen kan lite på pressa. Vi kan vel alle finne nokon som kan forstå for oss.

Likevel meiner eg at vanskeleg språkbruk i offentlege dokument er eit demokratiproblem. Mor mi er eit sjølvstendig eldre menneske, men uforståeleg språk gjer at ho treng hjelp. Det får henne til å føle seg inkompetent og usikker på seg sjølv. Ho oppfattar brevet frå kommunen som upresist, sjølv om kravet til presisjon gjerne er det som får saksbehandlaren til å skrive som han gjer.

Eg er leiar for fylkesmennenes informasjonsforum. Der arbeider vi med tiltak for å auke medvitet om at språket er eit viktig verkemiddel når ein vil gjere forvaltninga meir tilgjengeleg.

400 års språktradisjon

Fylkesmannen er ein 400 år gammal forvaltningsinstitusjon med språktradisjonar tilbake til tider med heilt andre ideal enn dagens. Oppgåvene til dagens fylkesmann er gjennom råd, tilsyn og klagebehandling å sjå til at nasjonal politikk blir følgd, og ivareta rettstryggleiken og fellesinteressene. Måten vi formulerer oss på, gir sterke signal om kva verdiar vi legg vekt på og kven vi ynskjer skal forstå det vi skriv. Å skrive kort og konsist har vore eit mål for staten lenge, utan at det har ført til eit konkret og systematisk arbeid for å nå dette målet.

«Innledningsvis bemerker vi kort at fylkesmannen er klageinstans etter delegert myndighet etter plan- og bygningsloven (pbl.) § 13 fjerde ledd. Forvaltningsloven (fvl.) gjelder for vår saksbehandling av klagesaken. Etter fvl. § 34 annet ledd kan fylkesmannen prøve alle sider av saken og også ta hensyn til nye omstendigheter. Fylkesmannen er som klageorgan ikke bundet av de påberopte klagegrunnene, men foretar en selvstendig prøving av alle sider av saken slik den foreligger på vårt avgjørelsestidspunkt. Der vedtaket bygger på kommunens frie skjønn, skal fylkesmannen legge vekt på hensynet til det kommunale selvstyret, jfr. fvl. § 34 annet ledd, siste setning.»

Slik kan eit brev frå Fylkesmannen til ein kommune lyde. Denne teksten er henta frå ei klagesak som gjeld ulovleg bygging av bustadblokker i eit etablert bustadområde. Det er mange involverte i saka, mellom andre utbyggjaren, kommunen og alle som bur i området. Dei siste har protestert mot utbygginga, og kommunen har avslått byggjesøknaden. Brevet er stila til kommunen, og sjølve vedtaket, på prisverdige to linjer, kjem på side 21.

Eg har ingen grunn til å tvile på at kommuneadvokaten og advokaten til utbyggjaren forstår kva fylkesmannen skriv her, og kjenner seg heime i skrivemåten. Dette er ei sak med store konsekvensar for mange, og spørsmålet er om det som fylkesmannen skriv, også bør vere tilgjengeleg for dei involverte grannane, politikarane, pressa og publikum. Kravet til presisjon og korrekt lovtolking er stort, og fylkesmannen sit med eit stort ansvar for å ta vare på rettstryggleiken, medrekna den retten som alle har, til å forstå.

Teknologi og kvalitetssikring

I gamle dagar sat det gjerne skuleflinke unge kvinner på forkontora og reinskreiv brev og rapportar. I dag er desse sekretærane borte. Kvar saksbehandlar har ansvaret for heile saksgangen og må kvalitetssikre sine eigne dokument. PC-en og retteprogramma, som har vore til stor velsigning på mange måtar, fører og til at engelsk orddeling kan flyte uhindra ut frå dei offentlege kontora saman med vanskelege fagord, moteformuleringar og innfløkte skrivemåtar.

Juristane er kanskje den yrkesgruppa som i fremste rekkje ber den gamle embetsmannskulturen og den språktradisjonen som høyrer til den. Økonomar, legar, ingeniørar og samfunnsvitarar ber i tillegg med seg store mengder fagterminologi og faginterne ordleggingsmåtar. Kombinasjonen av kansellistil og stammespråk skaper kanskje ein trygg fellesskap for dei som er innanfor, men blir lett ein effektiv mur mot dei som står utanfor.

Universell utforming

Eit fire siders brev i juridisk språkdrakt, med høfleg tiltaleform og med vedtaket til slutt, verkar truleg avvisande, og i verste fall respektlaust, på ein rusmisbrukar som har klaga på avslag på søknad om legemiddelstøtta behandling. Det er i alle fall ikkje i tråd med forventningane om universell utforming – som er at alle skal ha same tilgang og like vilkår.

Universell utforming handlar om å leggje til rette for at flest mogleg skal kunne delta i samfunnslivet utan å måtte be om hjelp eller ekstra tilrettelegging. Vi skal ikkje vente til vi får ein rullestolbrukar på arbeid før vi set opp automatisk døropnar og installerer heis. Vi kan lage skilt med blindeskrift i heisen utan at det har kome ein blind og bede om det. Det er dette demokratiet og kravet til universell utforming av samfunnet handlar om: å skape vilkår for at alle skal kunne delta som sjølvstendige aktørar utan å måtte be om hjelp.

Korkje privat eller arrogant

Vi veit at passiv skrivemåte og tiltaleformer som De og Dykk skaper avstand mellom avsendar og mottakar. Likevel er det mange som vel å bruke nettopp slike verkemiddel både i skriv til privatpersonar og i offentlege dokument som har allmenn interesse. Det kan nok vere at avsendaren i somme tilfelle faktisk ynskjer å halde mottakaren på avstand eller å gjere innhaldet uklart for dei fleste, men eg trur at vi som arbeider i offentlege verksemder, er meir bundne av tradisjonen enn at vi gjer slikt med vond vilje. Difor trur eg og på at mange saksbehandlarar i det offentlege faktisk vil ta imot hjelp til å skrive enklare og meir konkret med glede, så sant det ikkje går ut over kravet til korrekt og presis saksframstilling.

I det private næringslivet har mange gått i motsett lei og bryt alle barrierar mellom det offentlege og det private. Kjære Grete eller Hei Grete var det tidlegare berre vener og slektningar som skreiv. No står det Siri frå teleselskapet, Rolf frå banken eller Kenneth frå reisebyrået som avsendar, namn på personar eg korkje har sett eller høyrt om før. Men dei skriv absolutt slik at eg forstår. Sjølvsagt er ikkje dette noko ideal for korleis det offentlege skal oppføre seg mot borgarane sine. Målet vårt er å vere korrekte, respektfulle og presise utan å bli arrogante og upersonlege.

Tiltak for eit betre offentleg språk

Med dette målet for auget har fylkesmennene starta arbeidet med å gjere språket meir tilgjengeleg. Til no har fylkesmennene arbeidd mest med språket i den publikumsretta informasjonen, særleg på nettet, der kravet til enkel framstilling er større enn på papir. No vil vi også gå meir systematisk gjennom svar på klager, tilsynsrapportar, planar og lovtolkingar og sjå om vi kan opne dei for innsyn for fleire. Med tekster som er tilgjengelege for meinigmann, kan vi også gjere det lettare for pressa å gi korrekt informasjon vidare.

Gjennom systematisk skolering av leiarar og saksbehandlarar og utvikling av språklege retningslinjer og gode standarddokument vonar vi å kunne gjere det lettare for saksbehandlarane å skrive korrekt, enkelt og forståeleg utan å måtte gi slepp på fagleg presisjon. Når vi er usamde om korleis vi kan og bør ordleggje oss, er det gjerne kravet til presisjon og fagleg standard som blir sett opp mot popularisering og forenkling.

Vi ser dagstøtt korleis formuleringane våre følgjer sakene ut i kommunane, ut i pressa og ut på nettet. Aldri før har det offentlege vore ein så mektig språkprodusent. Det forpliktar oss til å prøve å forme ut språket i forvaltninga slik at det fremjar demokratiet og ikkje blir ein barriere mot innsyn og samfunnsdeltaking.

-- Grete Riise er seniorrådgjevar og nettredaktør hos Fylkesmannen i Hordaland.